Sebagai perusahaan terbuka, kegiatan komunikasi tentu tidak hanya berlangsung dalam lingkup internal saja, tetapi juga eksternal terutama sebagai bentuk pertanggungjawaban perusahaan kepada publik maupun pemegang saham. Beberapa kegiatan komunikasi ini dibagi ke dalam dua jenis, yaitu kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh Tim Investor Relations (IR) dan kegiatan komunikasi yang dilakukan Public Relations (PR).
Tim Investor Relations (IR) WIKA Beton memastikan terkendalinya kegiatan hubungan dengan para investor serta kegiatan Keterbukaan Informasi aksi korporasi perusahaan. Kegiatan ini meliputi pemberian informasi mengenai perkembangan kondisi perusahaan kepada investor, melakukan monitoring pergerakan harga saham perusahaan, memastikan penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) , dan mengintegrasikan seluruh kepentingan perusahaan dengan regulator, investor serta pihak lainnya dalam setiap aksi korporasi.
Tim IR WIKA Beton melakukan pelaporan ke Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dan Bursa Efek Indonesia (BEI) yang meliputi segala informasi mengenai perusahaan yang dibutuhkan investor sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jenis-jenis laporan ke OJK dan BEI ini adalah laporan keuangan triwulan & laporan tahunan, laporan bulanan posisi pemegang saham, laporan kepemilikan saham direksi dan komisaris, (annual report), laporan penggunaan dana IPO (initial public offering), dan laporan keterbukaan informasi.
Tim IR WIKA Beton juga melakukan penanganan hubungan dengan investor melalui analyst meeting, non deal roadshow (NDR), conference meeting dan site visit. Analyst meeting, NDR, conference meeting merupakan kegiatan penyampaian informasi kepada analis dan investor mengenai kegiatan yang sedang atau akan dilaksanakan oleh perusahaan. Sementara site visit merupakan kegiatan mengunjungi kantor manajemen, pabrik, proyek oleh analis atau investor untuk memperoleh informasi tentang perusahaan.
Sementara itu, Tim Public Relations (PR) WIKA Beton berperan memastikan terkendalinya kegiatan publikasi perusahaan dan mengelola komunikasi internal dan eksternal demi tujuan branding dan memenuhi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan.
Komunikasi PR dibedakan menjadi tiga bagian diantaranya komunikasi internal, komunikasi eksternal, dan protokoler perusahaan.
Komunikasi Internal
Komunikasi internal WIKA Beton dituangkan dalam bentuk majalah internal bernama WTON Magz yang terbit dengan topik tertentu secara berkala. Selain majalah internal, WIKA Beton juga memiliki kegiatan komunikasi internal berupa media monitoring, yaitu kegiatan pemantauan berita yang tersaji baik di media massa maupun daring dalam periode waktu tertentu mengenai perusahaan guna mendapatkan informasi dan mencegah adanya pemberitaan negatif.
Komunikasi Eksternal
Selain komunikasi internal, Tim PR WIKA Beton juga serius melaksanakan kegiatan komunikasi eksternal yang berkaitan dengan media diantaranya press release, press conference, wawancara manajemen oleh media, penerbitan artikel media massa, media gathering media visit, produksi dan penerbitan video profil perusahaan, pengkinian isi situs web, dan penyusunan serta publikasi konten melalui media sosial.
Press release merupakan materi tertulis yang memiliki nilai berita dan ditujukan langsung kepada media massa agar dipublikasi oleh media. Umumnya penyusunan dan pengiriman press release ke rekan media diikuti dengan kegiatan Press conference yang dilakukan dengan mengundang wartawan dan perwakilan media massa untuk meliput kegiatan perusahaan agar berita disiarkan seluas-luasnya.
Wawancara media dilakukan dengan memfasilitasi rekan media untuk mewawancarai manajemen perusahaan tentang update perusahaan yang biasa diolah oleh rekan media menjadi video liputan atau artikel massa. Tim PR WIKA Beton sendiri dapat pula menggali informasi terkini perusahaan kepada manajemen dan selanjutnya mengolah sendiri secara internal menjadi sebuah artikel untuk dikirimkan kepada rekan media atau disebut dengan kegiatan penerbitan artikel media massa. Penerbitan artikel media massa dilaksanakan dalam rangka soft selling.
Kegiatan berikutnya, yaitu kegiatan media gathering adalah bentuk pertemuan informal antara media dan perusahaan yang biasanya berbentuk kegiatan refreshing bagi wartawan sekaligus memperdalam keakraban relasi antara perusahaan dengan rekan media. Sementara itu, media visit dilakukan dengan kunjungan ke kantor redaksi media untuk menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan pejabat redaksi, wartawan, pers, atau media massa.
Guna menunjang pengenalan dan promosi perusahaan kepada publik, Tim PR WIKA Beton melaksanakan produksi dan penerbitan video profil perusahaan. Selain melaksanakan komunikasi massa dengan metode konvensional dengan rekan media, Tim PR juga secara rutin memperbarui isi situs web perusahaan dan menyusun serta menayangkan konten mengenai update perusahaan baik sifatnya informatif maupun edukatif melalui berbagai platform media sosial. Sebagai tambahan, Tim PR turut berkontribusi dalam pemberian sponsor terhadap event tertentu yang berkaitan dengan fungsi promosi dan pemasaran dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan acara penghargaan yang diselenggarakan oleh pihak eksternal perusahaan.
Protokoler Perusahaan
Protokoler merupakan seluruh hal yang mengatur pelaksanaan dan pengawalan suatu kegiatan, baik dalam kedinasan maupun di lingkungan masyarakat yang sifatnya resmi. Kegiatan protokoler ini mencakup berbagai kegiatan resmi diantaranya kunjungan proyek atau pabrik oleh manajemen, pameran, groundbreaking proyek, peresmian pabrik, proyek, atau PPU (Pelaksana Pengelolaan Usaha).
Kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh tim investor relations dan public relations ini sangat penting agar kegiatan hubungan dengan berbagai pihak baik internal maupun eksternal berjalan dengan baik, sehingga roda kinerja dari perusahaan berjalan optimal.
