Sebagai perusahaan terbuka, kegiatan komunikasi tentu tidak hanya berlangsung dalam lingkup internal saja, tetapi juga eksternal terutama sebagai bentuk pertanggungjawaban perusahaan kepada publik maupun pemegang saham. Beberapa kegiatan komunikasi ini dibagi ke dalam dua jenis, yaitu kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh Tim Investor Relations (IR) dan kegiatan komunikasi yang dilakukan Public Relations (PR).
Tim Investor Relations (IR) WIKA Beton memastikan terkendalinya kegiatan hubungan dengan para investor serta kegiatan Keterbukaan Informasi aksi korporasi perusahaan. Kegiatan ini meliputi pemberian informasi mengenai perkembangan kondisi perusahaan kepada investor, melakukan monitoring pergerakan harga saham perusahaan, memastikan penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) , dan mengintegrasikan seluruh kepentingan perusahaan dengan regulator, investor serta pihak lainnya dalam setiap aksi korporasi.
Tim IR WIKA Beton melakukan pelaporan ke Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dan Bursa Efek Indonesia (BEI) yang meliputi segala informasi mengenai perusahaan yang dibutuhkan investor sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jenis-jenis laporan ke OJK dan BEI ini adalah laporan keuangan triwulan & laporan tahunan, laporan bulanan posisi pemegang saham, laporan kepemilikan saham direksi dan komisaris, (annual report), laporan penggunaan dana IPO (initial public offering), dan laporan keterbukaan informasi.
Tim IR WIKA Beton juga melakukan penanganan hubungan dengan investor melalui analyst meeting, non deal roadshow (NDR), conference meeting dan site visit. Analyst meeting, NDR, conference meeting merupakan kegiatan penyampaian informasi kepada analis dan investor mengenai kegiatan yang sedang atau akan dilaksanakan oleh perusahaan. Sementara site visit merupakan kegiatan mengunjungi kantor manajemen, pabrik, proyek oleh analis atau investor untuk memperoleh informasi tentang perusahaan.
Sementara itu, Tim Public Relations (PR) WIKA Beton berperan memastikan terkendalinya kegiatan publikasi perusahaan dan mengelola komunikasi internal dan eksternal demi tujuan branding dan memenuhi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan.
Komunikasi PR dibedakan menjadi tiga bagian diantaranya komunikasi internal, komunikasi eksternal, dan protokoler perusahaan.
Komunikasi Internal
Komunikasi internal WIKA Beton dituangkan dalam bentuk majalah internal bernama WTON Magz yang terbit dengan topik tertentu secara berkala. Selain majalah internal, WIKA Beton juga memiliki kegiatan komunikasi internal berupa media monitoring, yaitu kegiatan pemantauan berita yang tersaji baik di media massa maupun daring dalam periode waktu tertentu mengenai perusahaan guna mendapatkan informasi dan mencegah adanya pemberitaan negatif.
Komunikasi Eksternal
Selain komunikasi internal, Tim PR WIKA Beton juga serius melaksanakan kegiatan komunikasi eksternal yang berkaitan dengan media diantaranya press release, press conference, wawancara manajemen oleh media, penerbitan artikel media massa, media gathering media visit, produksi dan penerbitan video profil perusahaan, pengkinian isi situs web, dan penyusunan serta publikasi konten melalui media sosial.
Press release merupakan materi tertulis yang memiliki nilai berita dan ditujukan langsung kepada media massa agar dipublikasi oleh media. Umumnya penyusunan dan pengiriman press release ke rekan media diikuti dengan kegiatan Press conference yang dilakukan dengan mengundang wartawan dan perwakilan media massa untuk meliput kegiatan perusahaan agar berita disiarkan seluas-luasnya.
Wawancara media dilakukan dengan memfasilitasi rekan media untuk mewawancarai manajemen perusahaan tentang update perusahaan yang biasa diolah oleh rekan media menjadi video liputan atau artikel massa. Tim PR WIKA Beton sendiri dapat pula menggali informasi terkini perusahaan kepada manajemen dan selanjutnya mengolah sendiri secara internal menjadi sebuah artikel untuk dikirimkan kepada rekan media atau disebut dengan kegiatan penerbitan artikel media massa. Penerbitan artikel media massa dilaksanakan dalam rangka soft selling.
Kegiatan berikutnya, yaitu kegiatan media gathering adalah bentuk pertemuan informal antara media dan perusahaan yang biasanya berbentuk kegiatan refreshing bagi wartawan sekaligus memperdalam keakraban relasi antara perusahaan dengan rekan media. Sementara itu, media visit dilakukan dengan kunjungan ke kantor redaksi media untuk menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan pejabat redaksi, wartawan, pers, atau media massa.
Guna menunjang pengenalan dan promosi perusahaan kepada publik, Tim PR WIKA Beton melaksanakan produksi dan penerbitan video profil perusahaan. Selain melaksanakan komunikasi massa dengan metode konvensional dengan rekan media, Tim PR juga secara rutin memperbarui isi situs web perusahaan dan menyusun serta menayangkan konten mengenai update perusahaan baik sifatnya informatif maupun edukatif melalui berbagai platform media sosial. Sebagai tambahan, Tim PR turut berkontribusi dalam pemberian sponsor terhadap event tertentu yang berkaitan dengan fungsi promosi dan pemasaran dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan acara penghargaan yang diselenggarakan oleh pihak eksternal perusahaan.
Protokoler Perusahaan
Protokoler merupakan seluruh hal yang mengatur pelaksanaan dan pengawalan suatu kegiatan, baik dalam kedinasan maupun di lingkungan masyarakat yang sifatnya resmi. Kegiatan protokoler ini mencakup berbagai kegiatan resmi diantaranya kunjungan proyek atau pabrik oleh manajemen, pameran, groundbreaking proyek, peresmian pabrik, proyek, atau PPU (Pelaksana Pengelolaan Usaha).
Kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh tim investor relations dan public relations ini sangat penting agar kegiatan hubungan dengan berbagai pihak baik internal maupun eksternal berjalan dengan baik, sehingga roda kinerja dari perusahaan berjalan optimal.
Activities of WIKA Beton’s Investor Relations & Public Relations Team
Communication Activities of WIKA Beton’s Investor Relations & Public Relations Teams
As a publicly listed company, communication at PT Wijaya Karya Beton Tbk (WIKA Beton) encompasses both internal and external interactions. These activities are a form of corporate accountability to the public and shareholders. WIKA Beton’s communication initiatives are divided into two main categories: Investor Relations (IR) and Public Relations (PR).
Investor Relations (IR) Activities
The Investor Relations team at WIKA Beton ensures effective communication with investors and manages the company’s corporate action disclosures. Key activities include:
- Corporate Updates for Investors: Providing updates on the company’s developments.
- Stock Monitoring: Keeping track of WIKA Beton’s stock price movements.
- General Meeting of Shareholders (GMS): Ensuring the GMS is conducted in compliance with Financial Services Authority (OJK) regulations.
- Stakeholder Integration: Aligning the interests of the company with regulators, investors, and other parties during corporate actions.
Regulatory Reporting
The IR team submits reports to the OJK and the Indonesia Stock Exchange (IDX), including:
- Quarterly and annual financial reports
- Monthly shareholder position reports
- Reports on share ownership by directors and commissioners
- Annual reports
- IPO fund utilization reports
- Corporate action disclosures
Investor Engagement
The IR team facilitates investor relations through:
- Analyst Meetings, Non-Deal Roadshows (NDR), and Conference Meetings: Providing information on current and planned company activities.
- Site Visits: Hosting analysts and investors at management offices, factories, or project sites to give them firsthand insight into the company’s operations.
Public Relations (PR) Activities
The Public Relations team ensures smooth internal and external communication to enhance branding and meet stakeholder information needs. PR activities are divided into three areas: Internal Communication, External Communication, and Corporate Protocol.
Internal Communication
- WTON Magz: A periodic internal magazine covering specific themes.
- Media Monitoring: Monitoring news in mass media and online platforms to gather insights and prevent negative publicity about the company.
External Communication
The PR team’s external communication efforts include:
- Press Releases: Written materials sent to media outlets with newsworthy content about the company.
- Press Conferences: Events inviting journalists to cover company activities.
- Media Interviews: Facilitating interviews with company management for news articles or video segments.
- Mass Media Articles: Producing and submitting articles to media outlets as part of soft selling efforts.
- Media Gathering: Informal meetings to build relationships between the company and journalists.
- Media Visits: Visits to editorial offices to establish partnerships with editors and journalists.
- Corporate Videos: Producing and publishing company profile videos.
- Digital Updates: Regularly updating the corporate website and sharing informative and educational content on social media platforms.
- Sponsorships and Event Participation: Supporting promotional events and managing external award ceremonies.
Corporate Protocol
Corporate protocol involves organizing and managing official activities, including:
- Management visits to projects or factories
- Exhibitions
- Groundbreaking ceremonies for projects
- Inaugurations of factories, projects, or business units
The Importance of Communication
The activities carried out by WIKA Beton’s IR and PR teams are crucial for maintaining effective relationships with various internal and external stakeholders. This ensures the smooth operation of the company’s performance, enhancing its efficiency and productivity.
